Se puede incluir el pago de sobresueldos (que pueden llamarse estímulos o de otra forma), sueldos u honorarios a participantes en el proyecto como responsable, colaboradores, ayudantes técnicos, capturistas, asesores en informática y geografía, etc., de acuerdo con las siguientes normas:

-Proporcionar completos los siguientes datos de cada una de las personas que participarán y prestarán sus servicios: Nombre, nivel académico, funciones en el proyecto, si es personal de la institución o externo (contratado sólo para este trabajo), proporción de su tiempo que dedicará al proyecto, duración en meses, pago mensual y monto total por participante.

-El pago a cada participante deberá calcularse, con base en los montos indicados más adelante, proporcionalmente al tiempo de dedicación y a las capacidades técnicas o académicas requeridas. Si el pago es un sobresueldo, también deberá tomarse en cuenta su nivel académico.

-No se autorizan sobresueldos a participantes que tengan una beca; en caso de que ésta vaya a expirar durante el desarrollo del proyecto, es posible incluir el sobresueldo a partir de la fecha en que termine su beca.

-Cuando haya investigadores invitados (asesores o colaboradores), indicar el nombre del investigador, la institución de procedencia, sus funciones en el proyecto y la duración de su estancia. Anexar además una carta de aceptación del investigador invitado en donde especifique en qué consistirá su participación en el proyecto. El pago al asesor dependerá de la participación y el tiempo que vaya a dedicar al proyecto. Además el comité de evaluación externo puede autorizar o no el pago.

-La institución podrá escoger la forma de cada pago que beneficie más al participante y requiera menos trámites administrativos, y a la vez esté de acuerdo con su política laboral (por nómina, por honorarios profesionales o asimilados, como complemento, estímulo, compensación por trabajo extraordinario, horas extra o equivalente a "beca").

-El responsable del proyecto podrá recibir un sobresueldo máximo de $2,400 mensuales. Cuando haya un corresponsable además del responsable del proyecto, sólo se podrá solicitar sobresueldo o sueldo para uno de los dos (o compartir el monto previsto entre ambos).

-Indicar número de salidas y lugar, número de personas, duración de cada estancia y monto total en moneda nacional. Los viáticos para investigadores visitantes extranjeros (asesores o colaboradores) son los nacionales. No se autoriza el pago de viáticos a estudiantes o participantes sin funciones sustantivas en el desarrollo del proyecto.

-En su caso, indicar monto de cada pasaje (si es de avión, con la tarifa más baja), origen y destino.

-Si hay otros gastos de transporte, como gasolina, mantenimiento de vehículo, equipo, material y varios, detallarlos y justificar que los gastos son necesarios para el objetivo del proyecto.

Los montos máximos de viáticos por día/persona son:

Como sólo se apoyará la compra de lo indispensable para lograr los objetivos, cada concepto debe justificarse. Dadas las limitaciones presupuestales existentes, se recomienda en lo posible usar equipo que tenga la institución. Cuando se requiera equipo, programas o instrumentos especializados, es conveniente asesorarse al respecto si no se tiene suficiente experiencia con su uso o si no se conocen las últimas versiones o modelos del mercado. Para los proyectos que incluyen bases de datos o cartografía, se deben seguir las indicaciones de los instructivos correspondientes elaborados por la CONABIO.

-Anexar cotización del equipo (de cómputo, laboratorio o campo) y del mobiliario o accesorios de laboratorio; conviene buscar que sea con precio especial (para instituciones de investigación o universidades y de contado). Para PCs, se recomienda adquirir computadoras de marca reconocida con procesador Pentium IV superior a 2.6 GHz, 256 MB en RAM y Windows 2000 o XP. El monto máximo que se puede autorizar para una computadora es de $18,000 en total. Sólo se podrá solicitar una computadora con mayor capacidad o una computadora portátil (notebook) si ésta se justifica para el desarrollo del proyecto. El monto máximo para una impresora será de $3,500 y para un geoposicionador es de $4,000.

-Los programas de cómputo deben ser compatibles con lo que requiere la CONABIO  (ver instructivos de bases de datos y cartografía).

Se requiere anexar cotizaciones de los artículos de este rubro o del de Otros que cuesten más de $3,500.

-El total de los gastos de papelería y consumibles, reactivos o materiales varios deberá ser por una cantidad razonable según el trabajo del proyecto y si excede los $3,500 es necesario detallarlos.

-Se autorizará la adquisición de libros o bibliografía especializada, si no excede los $3,000, cuando estén directamente relacionados con el proyecto y se justifiquen como necesarios para su desarrollo,

-Cualquier otro gasto requerido para el proyecto que no corresponda a los rubros aquí mencionados, tendrá que detallarse y justificarse.

-No se dará apoyo para inscripción y viáticos para asistir a congresos, ni para suscripciones a revistas periódicas, ni para pago de derechos de página para publicaciones especializadas.

-No se podrá incluir en el presupuesto el costo de edición o publicación de manuscritos u otras obras, resultado del proyecto; el financiamiento deberá solicitarse como una propuesta aparte, una vez concluida la obra o cuando esté en su etapa final, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CONABIO para estos apoyos.

-No se autorizarán becas para estudiantes.

-No se apoyará la adquisición de vehículos ni la construcción o remodelación de recintos de colecciones.

-No se autorizarán gastos de administración ni pagos a personal administrativo; la institución deberá cubrir cualquier gasto relacionado con estos rubros.

-No se cubrirán gastos realizados fuera de la vigencia del proyecto.

-La compra de equipo de cómputo y de mobiliario a organizaciones no gubernamentales, tendrá restricciones y deberá acordarse en cada caso.

-Además del presupuesto desglosado y detallado, de acuerdo con lo indicado arriba, se deberá entregar un presupuesto global por rubros generales que resuma el anterior. Como ya se dijo, el presupuesto desglosado debe tener los montos de cada concepto con IVA incluido. El presupuesto global también debe traer los rubros generales con IVA. Si la institución que recibirá el apoyo requiere desglosar el IVA esto deberá hacerse a continuación del presupuesto global.

-Los montos que se señalan como cantidades máximas en los requerimientos presupuestales, como los honorarios y viáticos, ya incluyen IVA. Si los precios de equipo, boletos de avión u otros, de las cotizaciones que se proporcionen no tienen IVA incluido, deberá añadirse éste siempre que sea aplicable (cause IVA).

-Si las cotizaciones están en dólares, deberá considerarse una paridad de $11.50 por dólar y presupuestar en pesos.

-Se ruega verificar que todas las operaciones aritméticas estén correctas y presentar lo solicitado como se indica en el ejemplo de la siguiente página.

-De acuerdo con el programa de trabajo, se deberá proponer un calendario para la disponibilidad presupuestal, que debe ser mensual y con IVA incluido. Con base en esta propuesta y la disponibilidad de recursos de la Comisión, se programarán los pagos parciales (generalmente semestrales) para apoyar el proyecto.

-Es indispensable que en el protocolo del proyecto exista un calendario mensual con el programa detallado de trabajo, que incluya (explícitamente) la entrega de informes de avance, la obtención y entrega de resultados (información) parciales, y de entrega del informe y resultados finales, ya que los pagos parciales sólo se harán previa entrega de dichos informes de avance, los cuales deben cubrir todas las actividades programadas.