LINEAMIENTOS PARA ELABORAR PRESUPUESTOS DE PROYECTOS
QUE SE PRESENTARÁN A LA CONABIO EN 2001

REQUERIMIENTOS PRESUPUESTALES PARA OTORGAR APOYO A PROYECTOS APROBADOS ACADÉMICAMENTE

Propósito

Los recursos financieros del Fideicomiso Fondo para la Biodiversidad, provenientes de fondos públicos o de fondos de otras fuentes nacionales o extranjeras, que usa la CONABIO para apoyar proyectos, deben no sólo ejercerse cuidadosa y responsablemente, sino además, asignarse lo mejor posible para que su beneficio sea más amplio y eficaz, ya que las necesidades de apoyo sobrepasan considerablemente los recursos disponibles. Lograr esto no es fácil ni existe una fórmula única para hacerlo; sin embargo hay dos requisitos generales cuyo cumplimiento ha establecido la CONABIO y que ayudan a este fin:

   El primero es que todos los proyectos que se apoyen, además de responder a los fines y funciones de la Comisión, tengan una calidad académica y/o técnica que garantice la obtención de los resultados esperados. Para lograr esto los proyectos propuestos se someten a una evaluación externa por expertos. El segundo requisito es que los rubros y los montos del apoyo asignado sean justo los necesarios para el desarrollo del proyecto.

   Con base en la experiencia adquirida con las convocatorias publicadas por la CONABIO y la opinión de los integrantes de los Comités de evaluación, se elaboró este documento para establecer criterios de asignación de recursos financieros a un proyecto y límites a los montos de los rubros más comunes. El criterio principal consiste en que el presupuesto debe incluir sólo lo indispensable para el desarrollo del proyecto y el monto ser el mínimo; así, se podrá otorgar apoyo a más proyectos. La Comisión no ha dejado de cumplir los compromisos adquiridos anteriormente con proyectos actualmente en desarrollo, y quiere seguir con capacidad para otorgar nuevos apoyos al mayor número posible de proyectos.

   Para decidir el monto de los recursos que la CONABIO debe aportar para un proyecto, se supuso que con un espíritu de colaboración mutua en tareas de interés común, la institución en donde se realiza el proyecto debe contribuir a cubrir lo requerido, en la medida de sus posibilidades, y la Comisión debe financiar o complementar aspectos que la institución no pueda solventar con recursos propios. Por ejemplo, la Comisión puede admitir en el presupuesto un pequeño sobresueldo o estímulo para el responsable del proyecto o participantes, así como la contratación de técnicos o ayudantes si la institución tiene restricciones y límites al respecto; la institución puede proporcionar equipo de cómputo o de laboratorio, si lo tiene, o aportar parte de los viáticos requeridos y el soporte administrativo requerido para desarrollar el trabajo.

Condiciones, rubros y montos máximos del presupuesto

   Los presupuestos de los proyectos deben presentarse en pesos, desglosados por rubros, que según el tipo de proyecto podrán ser algunos (o todos) de los siguientes: honorarios, equipo de cómputo, de campo o de laboratorio, viáticos, materiales y otros (que deberán especificarse). En todos los rubros debe justificarse que el gasto es directamente necesario para el proyecto, detallar lo que se indica a continuación y buscar las opciones más baratas dentro de lo razonable. Todos los montos desglosados deberán anotarse con IVA incluido. Solamente si la institución requiere desglosar el IVA, entonces debe hacerse a partir del gran total.

   El costo total del proyecto desarrollado no debe ser mayor que el monto indicado en el anteproyecto o propuesta inicial seleccionada (si fuera el caso), ya que este dato se tomó en cuenta al hacer la selección. Tampoco se deberán añadir conceptos dentro de un rubro o rubros nuevos no previstos en el anteproyecto. Cualquier incremento en los costos debido a fluctuaciones en la paridad cambiaria del dólar o a la inflación, deberá absorberlo la institución proponente o bien se podrá cubrir reasignando montos entre los distintos rubros del presupuesto aprobado, previo aviso a la Comisión; la CONABIO no puede tener una provisión para cubrir estos imprevistos.

   Las autoridades de la institución a quienes competa este aspecto, deben estar conformes con el presupuesto que se entregue con el proyecto, por lo que el responsable del proyecto debe informárselos, ya que una vez aceptado e incluido en el convenio o contrato que se firme, su cumplimiento será obligatorio. Cualquier cantidad que no se gaste de acuerdo con dicho presupuesto deberá devolverse. La CONABIO no considera necesario que se licite la adquisición del equipo que autoriza para el desarrollo del proyecto (para el cual da financiamiento), ya que su autorización incluye revisar las cotizaciones respectivas y compararlas con otras, para aprobar el mejor costo del equipo más apropiado. La institución no podrá sustituir el equipo que la Comisión autorizó, por otro. Su costo se aprueba con base en su precio de contado pues siempre que se lo permita su disponibilidad presupuestal, la CONABIO aportará dentro del primer pago del proyecto, la cantidad suficiente para comprar de contado todo el equipo autorizado, por lo que la institución deberá canalizar estos recursos a dicho fin a la brevedad posible.

1. Honorarios

Se puede incluir el pago de sobresueldos (que pueden llamarse estímulos o de otra forma), sueldos u honorarios a participantes en el proyecto como responsable, colaboradores, ayudantes técnicos, capturistas, asesores en informática y geografía, etc., de acuerdo con las siguientes normas:

-Proporcionar completos los siguientes datos de cada una de las personas que participarán y prestarán sus servicios: Nombre, nivel académico, funciones en el proyecto, si es personal de la institución o externo (contratado sólo para este trabajo), proporción de su tiempo que dedicará al proyecto, duración en meses, pago mensual y monto total por participante.

-El pago a cada participante deberá calcularse, con base en los montos indicados más adelante, proporcionalmente al tiempo de dedicación y a las capacidades técnicas o académicas requeridas. Si el pago es un sobresueldo, también deberá tomarse en cuenta su nivel académico.

-No se autorizan sobresueldos a participantes que tengan una beca; en caso de que ésta vaya a expirar durante el desarrollo del proyecto, es posible incluir el sobresueldo a partir de la fecha en que termine su beca.

-Cuando haya investigadores invitados (asesores o colaboradores), indicar el nombre del investigador, la institución de procedencia, sus funciones en el proyecto y la duración de su estancia. Anexar además una carta de aceptación del investigador invitado en donde especifique en qué consistirá su participación en el proyecto. El pago al asesor dependerá de la participación y el tiempo que vaya a dedicar al proyecto. Además el comité de evaluación externo puede autorizar o no el pago.

-La institución podrá escoger la forma de cada pago que beneficie más al participante y requiera menos trámites administrativos, y a la vez esté de acuerdo con su política laboral (por nómina, por honorarios profesionales o asimilados, como complemento, estímulo, compensación por trabajo extraordinario, horas extra o equivalente a "beca").

-El responsable del proyecto podrá recibir un sobresueldo máximo de $2,000 mensuales. Cuando haya un corresponsable además del responsable del proyecto, sólo se podrá solicitar sobresueldo o sueldo para uno de los dos (o compartir el monto previsto entre ambos).    Los montos máximos mensuales (IVA o prestaciones incluidos) para este rubro son:   

2. Viáticos (hospedaje y alimentación) y viajes (IVA u otros impuestos incluidos)

-Indicar número de salidas y lugar, número de personas, duración de cada estancia y monto total en moneda nacional. Los viáticos para investigadores visitantes extranjeros (asesores o colaboradores) son los nacionales. No se autoriza el pago de viáticos a estudiantes o participantes sin funciones sustantivas en el desarrollo del proyecto.

-En su caso, indicar monto de cada pasaje (si es de avión, con la tarifa más baja), origen y destino.

-Si hay otros gastos de transporte, como gasolina, mantenimiento de vehículo, equipo, material y varios, detallarlos y justificar que los gastos son necesarios para el objetivo del proyecto.

Los montos máximos de viáticos por día/persona son:

Extranjero	$1,300
Nacional	$    550
Salidas al campo (sin hotel)	$   155

3. Equipo y programas de cómputo, equipo y material de laboratorio

Como sólo se apoyará la compra de lo indispensable para lograr los objetivos, cada concepto debe justificarse. Dadas las limitaciones presupuestales existentes, se recomienda en lo posible usar equipo que tenga en la institución. Cuando se requiera equipo, programas o instrumentos especializados, es conveniente asesorarse al respecto si no se tiene suficiente experiencia con su uso o si no se conocen las últimas versiones o modelos del mercado. Para los proyectos que incluyen bases de datos o cartografía, se deben seguir las indicaciones de los instructivos correspondientes elaborados por la CONABIO.

-Anexar cotización del equipo (de cómputo, laboratorio o campo) y del mobiliario o accesorios de laboratorio; conviene buscar que sea con precio especial (para instituciones de investigación o universidades y de contado). Para PCs, se recomienda la adquisición de computadoras Pentium III con procesador superior a 450 MHz, 64 MB en RAM y Windows 98 o superior; dadas las características de la convocatoria, no se podrá solicitar una computadora con mayor capacidad. El monto máximo que se puede autorizar para una computadora y una impresora es de $15,000 en total.

-Los programas de cómputo deben ser compatibles con lo que requiere la CONABIO (ver instructivos de bases de datos y cartografía).

-Si para el desarrollo del proyecto, se requiere de un geoposicionador, la CONABIO puede proporcionarle uno, por lo que no deberá incluirse su costo en el presupuesto. En caso de que el proyecto sea aprobado se le entregará el GPS una vez firmado el Convenio respectivo.

4. Otros

-El total de los gastos de papelería y consumibles, reactivos o materiales varios deberá ser por una cantidad razonable según el trabajo del proyecto y si excede los $3,000 es necesario detallarlos.

-Se autorizará la adquisición de libros o bibliografía especializada, si no excede los $3,000, cuando estén directamente relacionados con el proyecto y se justifiquen como necesarios para su desarrollo.

-Cualquier otro gasto requerido para el proyecto que no corresponda a los rubros aquí mencionados, tendrá que detallarse y justificarse. Se requiere anexar cotizaciones de los artículos que cuesten más de $2,500.

Gastos que no apoya la CONABIO

-No se dará apoyo para inscripción y viáticos para asistir a congresos, ni para suscripciones a revistas periódicas, ni para pago de derechos de página para publicaciones especializadas.

-No se podrá incluir en el presupuesto el costo de edición o publicación de manuscritos u otras obras, resultado del proyecto; el financiamiento deberá solicitarse como una propuesta aparte, una vez concluida la obra o cuando esté en su etapa final, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la CONABIO para estos apoyos.

-No se autorizarán becas.

-No se apoyará la adquisición de vehículos ni la construcción o remodelación de recintos de colecciones.

-No se autorizarán gastos de administración ni pagos a personal administrativo; la institución deberá cubrir cualquier gasto relacionado con estos rubros.

-La compra de equipo de cómputo y de mobiliario a organizaciones no gubernamentales, tendrá fuertes restricciones y deberá acordarse en cada caso.

-No se cubrirán gastos realizados fuera de la vigencia del proyecto.

Presupuesto global y desglosado

-Además del presupuesto desglosado y detallado, de acuerdo con lo indicado arriba, se deberá entregar un presupuesto global por rubros generales que resuma el anterior. Como ya se dijo, el presupuesto desglosado debe tener los montos de cada concepto con IVA incluido (15% o 10% según la zona). El presupuesto global también debe traer los rubros generales con IVA. Si la institución que recibirá el apoyo requiere desglosar el IVA esto deberá hacerse a continuación del presupuesto global.

-Los montos que se señalan como cantidades máximas en los requerimientos presupuestales, como los honorarios y viáticos, ya incluyen IVA. Si los precios de equipo, boletos de avión u otros, de las cotizaciones que se proporcionen no tienen IVA incluido, deberá añadirse éste siempre que sea aplicable (cause IVA).

-Si las cotizaciones están en dólares, deberá considerarse una paridad de $10.00 por dólar y presupuestar en pesos. -Se ruega verificar que todas las operaciones aritméticas estén correctas y presentar lo solicitado como se indica en el ejemplo de la siguiente página.

Calendarización de las necesidades de disponibilidad presupuestal

-De acuerdo con el programa de trabajo, se deberá proponer un calendario para la disponibilidad presupuestal, que debe ser mensual y con IVA incluido. Con base en esta propuesta y la disponibilidad de recursos de la Comisión, se programarán los pagos parciales (generalmente semestrales) para apoyar el proyecto.

-Es indispensable que en el protocolo del proyecto exista un calendario mensual con el programa detallado de trabajo, que incluya (explícitamente) la entrega de informes de avance, la obtención y entrega de resultados (información) parciales, y de entrega del informe y resultados finales, ya que los pagos parciales sólo se harán previa entrega de dichos informes de avance, los cuales deben cubrir todas las actividades programadas.

Si tiene alguna duda sobre estos requerimientos o sobre otras condiciones académicas o presupuestales, o quiere verificar si lo que presentará está correcto antes de enviarlo, con gusto se le atenderá telefónicamente o si prefiere que sea personalmente, puede llamar para hacer una cita. Para esto, le agradeceremos comunicarse con alguno de los analistas de la Dirección de Evaluación de Proyectos, teléfono 5528 9100, y proporcionar el número de referencia de su proyecto si ya lo tiene. También puede comunicarse a nuestra dirección electrónica: dirproy@xolo.conabio.gob.mx

EJEMPLO DE PRESUPUESTO

PRESUPUESTO DESGLOSADO

1. HONORARIOS

Responsable del proyecto (nombre), sobresueldo, $2,000/mes/12 meses	$ 24 000
1 ayudante colecta y curación (nombre), nivel M en C, TC, sobresueldo, $1,700/mes/6 meses	$ 10 200
2 capturistas (nombres), nivel lic en biología, externos, 1/2 tiempo, 2 x $1,800/mes/12 meses	$ 43 200
1 guía en trabajo de campo, $60/día 54 días	$ 3 240
SUBTOTAL	$ 80 640

2. EQUIPO Y MOBILIARIO
 

1 computadora Compaq DeskPro EP con procesador Pentium III a 800 MHz, 64 MB, Windows 98  (se anexa cotización)	$ 8 990
1 impresora Epson Stylus color 600 (se anexa cotización)	$ 2 350
3 gabinetes metálicos de 4 cajones para el herbario (se anexa cotización) c/u $2500.00	$ 7 500
SUBTOTAL	$ 18 840

3. VIÁTICOS Y VIAJES

3 viajes a Urique, autobús Chih-Urique-Chih, 2pers/3 viajes, 2 x 3 x $400	$ 2 400
3 estancias de 20 días c/u en la Región Prioritaria Alta Tarahumara-Barrancas (RP 30), para trabajo de campo, 2 pers/60 días x $155/día	$18 600
12 noches de hotel y 12 días de viáticos en Urique, 2 pers/12 noches x $500	$12 000
SUBTOTAL	$33 000

4. OTROS

papel, disquetes y tóner		$ 2 500
alcohol y material de laboratorio		$ 1 200
	SUBTOTAL	$ 3 700

Si requiere desglosar IVA, añadir:

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